آمادهاید بهرهوریتان در گوگل کلندر را افزایش دهید؟ این ویژگیهای مخفی GCal را امتحان کنید، از میانبرهای کیبورد گرفته تا ترفندهای مفید که شاید از آنها خبر نداشته باشید.
چه در حال مدیریت حجم سنگینی از دروس دانشگاهی باشید یا در تلاش برای ایجاد روتین منظمی در شغل تماموقت حضوری یا دورکاریتان، یک تقویم قابلاعتماد کلید موفقیت در پیگیری امور است. تقویمهای فیزیکی مزایای خود را دارند، اما برای اکثر افراد، تقویمهای دیجیتال بهترین گزینهاند زیرا میتوانید از آنها در چندین دستگاه (مانند کامپیوتر، گوشی هوشمند، تبلت و حتی ساعت هوشمند) استفاده کنید.
گزینههای زیادی برای تقویمهای دیجیتال وجود دارد، اما چون بسیاری از افراد از قبل حساب گوگل دارند، گوگل کلندر یکی از راحتترین گزینهها برای راهاندازی است. هرچند راحتی گاهی با سادگی برابر دانسته میشود، اما اینجا اینطور نیست. گوگل کلندر ابزاری جامع و چندمنظوره است که استفاده از آن آسان است، اما برخی از بهترین ویژگیهایش در نگاه اول آشکار نیستند.
برخی ویژگیها نیاز به راهنمایی کمی دارند، مانند نحوه اشتراکگذاری گوگل کلندر یا تغییر تنظیمات در کلندر، در حالی که دیگران ممکن است مخفی بمانند مگر اینکه فعالانه به دنبالشان بگردید. ما پنج ویژگی مفید در گوگل کلندر را جمعآوری کردهایم که شاید از آنها بیخبر باشید و همهشان کار سازماندهی پروژهها و وظایف شخصی یا کاریتان را آسانتر میکنند.
۱. راهاندازی ایمیل برنامه روزانه
نگاه کردن به نمای کلی گوگل کلندرتان درست در ابتدای صبح میتواند طاقتفرسا باشد، بهویژه اگر هفتهای شلوغ در پیش داشته باشید یا چندین جلسه برای پایان ماه برنامهریزی شده باشد. برای آگاه نگه داشتن شما از روز پیش رو بدون ایجاد استرس غیرضروری، گوگل ویژگی دستی مفیدی را مستقیماً در کلندر تعبیه کرده است. این ویژگی «ایمیل برنامه روزانه» نام دارد و اگر به دنبالش نگردید، ممکن است از آن غافل بمانید.
هر صبح ساعت ۵ صبح به وقت محلیتان، گوگل بهطور خودکار ایمیلی با تمام رویدادهای برنامهریزیشده برای آن روز ارسال میکند. در زمان نگارش این مقاله، ایمیل فقط شامل رویدادها، زمانهایشان و لینکهای قابلکلیک برای هر رویداد است، اما هر وظیفهای که به رویداد تقویمی با تاریخ مشخص تبدیل نشده باشد، ظاهر نخواهد شد.
برای تغییر این تنظیم گوگل کلندر، روی آیکون چرخدنده در بالای صفحه کلیک کنید و از منوی بازشو «تنظیمات» را انتخاب کنید. سپس، از منوی سمت چپ صفحه، زیر عنوان «تنظیمات برای تقویمهای من» را پیدا کنید و روی تقویمی که میخواهید ایمیل برنامه روزانه برایش دریافت کنید، کلیک کنید. از منوی جدید سمت چپ، «سایر اعلانها» را انتخاب کنید و تنظیم کنار «برنامه روزانه» را از «هیچ» به «ایمیل» تغییر دهید. ایمیلهای روزانه از روز بعد از تغییر تنظیم شروع میشود.
۲. سفارشیسازی نمای تقویم
درست مثل برنامهریزهای چاپی که روز شروع هفته را متفاوت میکنند، تقویمهای دیجیتال هم همینطورند. بسته به اینکه چطور برنامهریزی میکنید و برنامهتان چطور است، دیدن روزهای تعطیل در ابتدای یا انتهای هفته میتواند مفید باشد. بهطور پیشفرض، گوگل کلندر هفته را از یکشنبه شروع میکند، اما تنظیماتی وجود دارد که اجازه میدهد روز شروع هفته را به شنبه یا دوشنبه تغییر دهید. روی آیکون چرخدنده در بالای صفحه کلیک کنید، از منوی بازشو «تنظیمات» را انتخاب کنید و سپس از منوی سمت چپ «گزینههای نمایش» را انتخاب کنید. روی فلش کنار «شروع هفته در» کلیک کنید تا منوی کشویی باز شود و روز شروع هفتهتان را تغییر دهید.
در این بخش تنظیمات دیگری هم وجود دارد که میتوانید با آنها ظاهر تقویمتان را تغییر دهید. تیک کنار «نمایش تعطیلات آخر هفته» را بردارید تا فقط دوشنبه تا جمعه را ببینید، تیک کنار «نمایش شماره هفتهها» را بزنید تا در نمای هفته ببینید در کدام هفته از ۵۲ هفته سال هستید، و نمای سفارشی دو روزه، چهار روزه، دو هفتهای و غیره تنظیم کنید.
برای جابهجایی بین نمای هفته، نمای سفارشی و دیگر حالتهای نمایش، روی منوی کشویی سمت راست آیکون چرخدنده در بالای صفحه کلیک کنید. از این ویژگی برای جابهجایی آسان بین نمای کلی ماه و نگاهی دقیق به برنامه روزانهتان استفاده کنید.
۳. تسلط بر میانبرهای کیبورد در گوگل کلندر
اگر با میانبرهای کیبورد آشنا هستید، میدانید چقدر میتوانند بهرهوری را افزایش دهند. بسیاری از افراد از میانبرهای مفید برای ویندوز ۱۱، macOS و حتی مرورگر کروم آگاهند، اما واقعیت کمتر شناختهشده این است که گوگل کلندر میانبرهای کیبورد خاص خود را دارد که میتواند زمانتان را صرفهجویی کند.
برای باز کردن منوی پیشفرض میانبرهای کیبورد در کلندر، فقط به کلندر بروید و از هر نمایی که در آن هستید، علامت سؤال «?» را تایپ کنید. میانبرهای متفاوتی برای زمانی که وظایفتان را میبینید در مقابل تقویمتان خواهید دید، اما اگر فقط بین نمای روز، هفته، ماه و دیگر نماهای تقویمی جابهجا میشوید، منوی میانبرها یکسان خواهد بود.
با فشردن C رویداد جدیدی ایجاد کنید (یا پرواز را مستقیماً از ایمیل تأییدیه اضافه کنید)، با T به برنامه امروز بروید، و با کلیدهای ۱ تا ۶ بین نماهای مختلف جابهجا شوید.
مثل همه میانبرهای کیبورد، کمی زمان میبرد تا این میانبرهای کلندر را به خاطر بسپارید، اما وقتی مسلط شدید، شگفتزده خواهید شد که چقدر سریع میتوانید در این ابزار پیمایش کنید.
۴. تعیین ساعات کاریتان
در میان انبوه چیزهایی که شاید ندانید در گوگل کلندر میتوانید انجام دهید، عمل ساده تعیین ساعات کاریتان وجود دارد. بهطور رسمی، فقط اگر حساب گوگلتان از طریق محل کار یا مدرسه باشد، میتوانید از این ویژگی استفاده کنید. در تنظیمات، زیر بخش عمومی، میتوانید روی «ساعات کاری» کلیک کنید تا روزهای و ساعاتی که کار میکنید را سفارشی کنید، و حتی ساعاتتان را برای ناهار یا جلسات منظم تقسیم کنید. افراد میتوانند ساعات کاریتان را ببینند و از این زمانها برای اطمینان از اینکه جلساتی خارج از ساعات تعیینشده با شما تنظیم نکنند، استفاده کنند.
هرچند راه رسمی استفاده از این ویژگی فقط از طریق حساب کاری یا مدرسه است، اما میتوانید بهصورت دستی بلوکهای زمانی تکرارشونده در تقویمتان ایجاد کنید تا ساعات کاریتان را نشان دهد. برای این کار، باید رویدادی ایجاد کنید، ساعاتی که میخواهید کار کنید را دستی تنظیم کنید، و از منوی کشویی زیر زمان رویداد استفاده کنید تا مشخص کنید رویداد چقدر تکرار شود. گزینه سنتی «هر روز کاری» وجود دارد که بلوک زمانی را در هر پنج روز کاری تکرار میکند، یا میتوانید برنامه تکرار سفارشی بسازید که دقیقاً با نیازهایتان مطابقت کند. اگر میخواهید ساعات کاریتان را با یک ساعت ناهار تقسیم کنید، باید رویدادهای جداگانهای برای این بلوکهای زمانی ایجاد کنید.
۵. اضافه کردن و مدیریت وظایف و رویدادها
گوگل کلندر مکان واضحی برای پیگیری تمام مهمانیها، پروازها، جلسات، قرارها و غیره است. با این حال، علاوه بر رویدادهای مهم، کلندر ابزار عالی برای ایجاد لیست وظایف هم هست. در گوشه بالا سمت راست کلندر در مرورگرتان، آیکون تقویم و آیکون تیک کنار هم قرار دارند. آیکون تقویم به شما اجازه میدهد روز، هفته، ماه، سال یا زمان سفارشی را ببینید، در حالی که کلیک روی آیکون تیک شما را به نمای وظایف میبرد.
در نمای وظایف، میتوانید روی آیکون بهعلاوه کلیک کنید تا لیستهای منحصربهفردی برای کارهای شخصی، مراحل متعدد یک پروژه کاری، برنامه مطالعه برای امتحان پیش رو و غیره ایجاد کنید. برای هر وظیفهای که در یک لیست ایجاد میکنید، میتوانید جزئیات مهم اضافه کنید و آن را برای امروز، فردا یا تاریخ سفارشی تنظیم کنید. کلیک روی سه نقطه عمودی کنار یک وظیفه گزینههای بیشتری میدهد، مثل ایجاد زیروظیفه و جابهجایی وظیفه بین لیستهای موجود.
